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Geschäftsordnung des Wahlausschusses

Präambel: Die Rechte und Pflichten des Wahlausschusses ergeben sich aus der Vereinssatzung, insbesondere aus § 6.3.1.1 und 6.3.1.3. Ergänzend gelten die gesetzlichen Bestimmungen.

Aufgrund der Ermächtigung in § 6.3.1.3 der Satzung gibt sich der Wahlausschuss folgende Geschäftsordnung:

§ 1 Allgemeines

Der Wahlausschuss besteht aus acht gewählten Mitgliedern und führt seine Geschäfte nach Maßgabe dieser Geschäftsordnung, der Vereinssatzung und der gesetzlichen Bestimmungen.

Seine Tätigkeit hat der Wahlausschuss inhaltlich ausschließlich am Wohle des Vereins zu orientieren.

Die Ausschuss-Mitglieder haben während ihrer Amtsdauer und im Anschluss daran vollständige Verschwiegenheit zu wahren über den Inhalt und Verlauf der Ausschusssitzungen, insbesondere das Abstimmungsverhalten von Mitgliedern. Sämtliche von den Kandidaten
erteilten Informationen unterliegen alleine der Verwertung innerhalb des Ausschusses und dürfen Dritten – auch anderen Vereinsmitgliedern – nur mit schriftlicher oder zu Protokoll
erklärter Einwilligung des Betroffenen bekannt gemacht werden.

Grundsätzlich besteht das Bestreben, sämtliche Entscheidungen und Abstimmungen in Einvernehmen zu treffen. Daher kann fallweise von den nachfolgenden Regelungen abgewichen werden, wenn dies einvernehmlich geschieht. In diesem Fall wird die Abweichung
im Protokoll vermerkt.

§ 2 Aufgaben

Der Wahlausschuss entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen über die Zulassung von Kandidaten zur Aufsichtsratswahl.

 

Im Hinblick auf die satzungsrechtliche Unanfechtbarkeit der Auswahlentscheidungen kommt der Sorgfalt bei der Kandidaten-Auswahl besondere Bedeutung zu. Auch die Bestellung zusätzlicher Mitglieder des Aufsichtsrates durch den Aufsichtsrat bedarf der Zustimmung des Wahlausschusses.

§ 3 Der Vorsitz

Der Ausschuss wählt aus seiner Mitte für jede Wahlperiode einen Vorsitzenden / eine Vorsitzende und dessen / deren Stellvertreter oder Stellvertreterin.

Der / die Vorsitzende beruft die Ausschusssitzungen ein und leitet sie. Er / sie vertritt den Ausschuss gegenüber den Vereinsorganen und den Vereinsmitgliedern.

§ 4 Sitzungen, Beschlüsse

1. Einberufung

Die Einladung erfolgt durch den Vorsitzenden. Sie soll schriftlich erfolgen und eine Tagesordnung enthalten, soweit die Terminbestimmung nicht anlässlich einer Ausschusssitzung erfolgt, an der alle Ausschussmitglieder teilnehmen.


Die Einladungsfrist beträgt 14 Tage. Sie darf abgekürzt werden, wenn dies zur Sicherstellung einer rechtzeitigen Ausschusssitzung vor der Mitgliederversammlung unabwendbar ist oder ein
Termin im Einvernehmen mit allen Ausschuss-Mitgliedern abgestimmt wurde.


Die Sitzungen finden am Sitz des Vereins statt, soweit der Ausschuss nicht einstimmig einen anderen Sitzungsort bestimmt.

2. Beschlussfähigkeit

Die Beschlussfähigkeit des Wahlausschusses ist bei Anwesenheit von mindestens vier Ausschuss-Mitgliedern gegeben. Stellt der Vorsitzende die Beschlussunfähigkeit fest, so kann dieser eine neue, außerordentliche Versammlung mit demselben Gegenstand am gleichen Tage einberufen. Zwischen den Versammlungen muss ein Zeitraum von mindestens einer halben Stunde liegen. Diese Versammlung ist ohne Rücksicht auf die Anzahl der anwesenden Ausschuss-Mitglieder beschlussfähig; hierauf ist bei der Einberufung hinzuweisen. Sodann ist der Ausschuss ohne Rücksicht auf die Zahl der Erschienenen beschlussfähig. In diesem Fall genügt in der Abstimmung nach § 4 Ziffer 6. a.dd die relative Mehrheit.

3. Gäste

Der Wahlausschuss tagt grundsätzlich ohne Gäste.

Jeweils ein Vertreter des Vorstandes und des Ehrenrates werden im Rahmen der Entscheidungen des Wahlausschusses gehört. Eine Teilnahme an den internen Beratungen und Beschlussfassungen über die Kandidaten ist ihnen nicht zu gestatten.

4. Protokoll

Der Ausschuss bestimmt zu jeder Sitzung aus seiner Mitte einen Protokollführer. Dieser kann sich der Unterstützung durch die Geschäftsstelle des Vereins in Absprache mit dem
Geschäftsführer bedienen.


Das Protokoll ist vom Protokollführer und dem Vorsitzenden zu unterzeichnen und wird allen Mitgliedern des Wahlausschusses binnen sieben Tagen schriftlich zur Verfügung gestellt.


Die Protokolle und alle anderen schriftlichen Unterlagen des Ausschusses werden auf der Geschäftsstelle des Vereins verwahrt und sind nur den Ausschuss-Mitgliedern während der Geschäftszeiten zugänglich zu machen.

5. Sitzungen

Die Sitzungen leitet der Vorsitzende.


Zu Beginn der Sitzungen wird die Tagesordnung mit Stimmenmehrheit festgelegt; Mitteilungen über die Tagesordnung in den Einladungen haben nur informativen Charakter. Eine Ausnahme bilden nur folgende Beschlussgegenstände, die nur nach vorheriger Ankündigung in der
Einladung Gegenstand einer wirksamen Beschlussfassung sein können:


- endgültige Entscheidungen über die Zulassung von Kandidatinnen / Kandidaten zur Aufsichtsratswahl

- Änderung der Geschäftsordnung


Der Vorsitzende stellt die Beschlussfähigkeit fest und gibt das Protokoll der vorangegangenen Sitzung zur Kenntnis, sofern es den Ausschuss-Mitgliedern noch nicht schriftlich bekannt gemacht worden ist.

Der Vorsitzende kann Tagesordnungs- und Geschäftsordnungsanträge nach pflichtgemäßem Ermessen auf später folgende Sitzungen vertagen, soweit sich ansonsten eine Verzögerung der Sachentscheidungen ergäbe.


Der Wahlausschuss gibt allen Kandidaten die Möglichkeit zu einer persönlichen Vorstellung.


Die Teilnahme von Ausschuss-Mitgliedern an Sitzungen über audiovisuelle Medien ist unstatthaft für Sitzungen, die die Bewerbung oder endgültige Entscheidung über die Zulassung von Kandidatinnen / Kandidaten zur Aufsichtsratswahl betreffen.


Kann ein Ausschuss-Mitglied, in einem laufenden Verfahren nicht an sämtlichen Sitzungen mit Bewerbern zum Aufsichtsrat persönlich anwesend sein, so kann er an den weiteren Beratungen
teilnehmen, ist jedoch für das laufende Verfahren insgesamt nicht zur Stimmabgabe berechtigt.

6. Abstimmungen

a) Es findet eine Aussprache über die Bewerber statt. Gespräche zur Abstimmung sollen im Geiste des Dialogs geführt werden, eine lebendige Diskussion in Orientierung am Leitbild ist ausdrücklich gewünscht. Im Rahmen des Auswahlverfahrens soll wie folgt vorgegangen werden:

 

aa) Zunächst wird festgestellt, welche Kandidaten nach Überzeugung von mindestens 2/3 aller Ausschuss-Mitglieder nicht für die Zulassung zur Aufsichtsratswahl in Betracht kommen.


bb) Der Wahlausschuss legt sodann mit einfacher Mehrheit fest, wie viele Kandidaten zur Wahl zugelassen werden, nämlich möglichst mehr Kandidaten, als Ämter zu vergeben sind, höchstens aber doppelt so viele Kandidaten wie Ämter zu besetzen sind. Im Regelfall sind zwei Aufsichtsratsämter zu besetzen, also sollen möglichst vier Kandidaten zugelassen werden. Verbleiben nach dieser Feststellung nicht mehr Kandidaten als zur Wahl zugelassen werden sollen, so ist das Auswahlverfahren beendet. Ansonsten wird wie folgt fortgefahren:


Jedes Mitglied des Wahlausschusses wählt in Form einer Rangliste, jene Kandidaten die ihm am geeignetsten erscheinen. Sind vier Kandidatenplätze zu vergeben, so vergibt das Wahlausschuss-Mitglied folgende Punkte: 4 Punkte für den persönlichen Favoriten, 3 Punkte für den seiner Ansicht nach nächstgeeigneten, danach 2 Punkte, dann 1 Punkt. Das Verfahrensschema gilt analog, wenn sich die Anzahl der Kandidatenplätze durch bereits ausgeführte Wahlgänge reduziert hat.

 

Nach jedem Wahlgang wird der Kandidat mit der höchsten Gesamtpunktzahl zur Aufsichtsratswahl auf der Mitgliederversammlung zugelassen. Sind mehrere Kandidaten punktgleich an erster Stelle, so werden diese Kandidaten alle zugelassen, sofern noch genügend freie Kandidatenplätze zur Verfügung stehen.


Das Wahlverfahren wird so lange fortgesetzt, bis alle maximal zu vergebenden Plätze für die Mitgliederversammlung besetzt sind. Die Höchstzahl der Punkte für den Favoriten entspricht dabei jeweils der Anzahl der noch zu vergebenden Kandidatenplätze.


Kommt es für zwei oder mehrere Kandidaten zu einer Punktgleichheit und es können auf Grund zu weniger verbleibender Kandidatenplätze nicht alle stimmgleichen Kandidaten zur Wahl zugelassen werden, so kommt es zu einer Stichwahl unter den Punktgleichen nach dem zuvor beschriebenen Verfahren. Vor jeder Stichwahl ist zum Austausch der Argumente, eine Diskussion unter den Mitgliedern des Wahlausschusses vorgesehen.


Bleibt die Punktgleichheit auch in der Stichwahl in drei Wahlgängen bestehen, so ist im dritten Wahlgang die Stimme des Vorsitzenden doppelt zu gewichten.


Der Ausschuss kann mit 2/3 Mehrheit eine andere Vorgehensweise beschließen.

 

b) Innerhalb des Ausschusses soll geheim abgestimmt werden, es sei denn, der Ausschuss beschließt einstimmig offene Stimmabgabe.


c) Stimmabgabe nicht anwesender Ausschuss-Mitglieder ist unstatthaft.

§ 5 Auswahl der Kandidaten

Der Ausschuss hat sich bei der Auswahl geeigneter Kandidaten alleine vom Interesse des Vereins an der Besetzung des Aufsichtsrates durch geeignete Persönlichkeiten leiten zu lassen. Dabei ist zu beachten, dass die Anforderungen an die Aufsichtsratsmitglieder weit über den sportlichen Bereich hinausgehen und heute von den bedeutenden wirtschaftlichen Entscheidungen maßgeblich geprägt werden.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Zusammensetzung des Aufsichtsrates für das öffentliche Ansehen des Vereins von erheblicher
Bedeutung ist.

Daher kommt folgenden Kriterien besondere Bedeutung für die Eignung der Kandidaten zu:


- Erfahrung auf dem wirtschaftlichen Gebiet
- besondere Erfahrungen auf dem sportlichen, insbesondere fußballerischen Gebiet
- geordnete wirtschaftliche Verhältnisse
- Persönlichkeit des Kandidaten
- Unabhängigkeit von Verein und Vorstand
- Engagement für den Verein
- voraussichtliche Akzeptanz bei den Mitgliedern

Der Wahlausschuss kann ergänzende Kriterien festlegen.

Bei der Auswahl der Kandidaten soll der Wahlausschuss auch auf eine sachgerechte Zusammensetzung des Aufsichtsrates aus Persönlichkeiten des Sports, der Wirtschaft und des öffentlichen Lebens hinwirken.

Der Ausschuss hat das Verhalten und Wirken von Kandidaten im Aufsichtsrat oder anderen Vereinsorganen zu berücksichtigen. Um die an die Kandidaten zu stellenden Anforderungen zutreffend konkretisieren zu können, soll sich der Wahlausschuss über den Vorstand Informationen zur aktuellen Situation des Vereins erteilen lassen.

§ 6 Verfahren bei der Auswahl

Alle Bewerber müssen gem. § 6.3.1.1 der Satzung schriftlich vorgeschlagen werden. Spätestens eine Woche nach Ablauf der Vorschlagsfrist hat der Vorstand dem Ausschuss-Vorsitzenden die Vorschläge mit einer Kandidatenliste auszuhändigen.

Der Vorstand hat eine schriftliche Erklärung zur formellen Wirksamkeit der Vorschläge (Vereinszugehörigkeit usw.) beizufügen.

Mit Ablauf der Vorschlagsfrist übersendet die Geschäftsstelle den Kandidaten den Fragebogen des Wahlausschusses mit der Bitte um umgehende Rücksendung. Insbesondere soll darin ein Überblick über den Lebenslauf und die Bereitschaft zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch geklärt werden.

Die Fragebögen sind dem Ausschuss durch den Vorsitzenden bekanntzugeben.

Ein persönliches Gespräch sollte stattfinden.

§ 7 Bekanntgabe der Entscheidung

Der Wahlausschuss gibt seine Entscheidung dem Vorstand spätestens eine Woche vor der Mitgliederversammlung schriftlich bekannt.

Die Entscheidung ist jedem Kandidaten ebenfalls schriftlich mitzuteilen.

Der Wahlausschuss begründet seine Entscheidung nicht. Er teilt auch keine Abstimmungsergebnisse mit. Die Ausschuss-Mitglieder dürfen auch keine Aussagen Dritten gegenüber über ihr eigenes Abstimmungsverhalten machen.

Eine allgemeine Erläuterung des Auswahlverfahrens und der Auswahlkriterien darf vom Vorsitzenden an geeigneter Stelle gegeben werden, ohne jedoch insbesondere zu den nicht zugelassenen Kandidaten Einzelheiten bekanntzugeben.

§ 8 Kooptationen

Kooptiert der Aufsichtsrat neue Mitglieder, so bedarf diese Kooptation der Bestätigung durch den Wahlausschuss.

Die Bestätigung kann auf Antrag des Vorsitzenden schriftlich erfolgen. Widersprechen zwei Ausschuss-Mitglieder diesem Antrag, so hat der Vorsitzende umgehend eine Sitzung einzuberufen, deren Einladungsfrist fünf Tage beträgt.

Zum besseren Verständnis der Beweggründe für eine geplante Kooptation, kann der Wahlausschuss den Aufsichtsrat auffordern, diese dem Wahlausschuss schriftlich oder mündlich zu erläutern. Dies ist vor der offiziellen Berufung des Kandidaten durch den Aufsichtsrat umzusetzen, um, für den Fall dass der Wahlausschuss die Kooptation nicht bestätigt, Schaden vom Verein und dem Kandidaten fernzuhalten.

Im Falle einer Wahl gilt in Anlehnung an § 6 der Geschäftsordnung folgendes Wahlverfahren:

- Die Kooptation gilt mit einfacher Mehrheit als bestätigt.
- Jedes anwesende Mitglied des Wahlausschusses hat eine Stimme.
- Bei Stimmengleichheit im 2. Wahlgang zählt im 3. Wahlgang die Stimme des Ausschuss-Vorsitzenden zweifach.
- Stimmabgabe nicht anwesender Ausschuss-Mitglieder ist im Falle der Einberufung einer Sitzung unstatthaft.

Die Entscheidung des Wahlausschusses ist binnen vier Wochen nach der Kooptation durch den Aufsichtsrat zu treffen.

§ 9 Schlussbestimmungen, Datenschutz

Persönliche Daten, Fragebogen usw. von Kandidaten dürfen nur aufbewahrt werden, wenn diese in das Aufsichtsratsamt gewählt werden und dürfen bei erneuter Kandidatur wieder herangezogen werden. Die Unterlagen der übrigen Kandidaten sind spätestens drei Monate
nach der Mitgliederversammlung zu vernichten.

Die Weitergabe persönlicher Daten stellt nicht nur einen Verstoß gegen die Vereinsregeln dar, der vom Ehrenrat sanktioniert werden kann, sondern kann auch gegen zivil-, straf- und öffentlich-rechtliche Bestimmungen verstoßen. Daher sind alle Ausschussmitglieder nach der jeweiligen Aufsichtsratswahl zur Vernichtung der personenbezogenen Unterlagen verpflichtet.

Diese Geschäftsordnung tritt mit ihrer Verabschiedung in Kraft. Sie kann jederzeit mit 2/3 Mehrheit geändert werden, jedoch nicht zwischen dem Ablauf der Vorschlagsfrist für die Aufsichtsratswahlen und der darauffolgenden Mitgliederversammlung. Diese  Geschäftsordnung kann von jedem Vereinsmitglied auf der Geschäftsstelle des Fußballclub Gelsenkirchen-Schalke 04 e.V. eingesehen werden und wird zusätzlich an geeigneter Stelle veröffentlicht.

Stand: 13.09.2017